Elke ondernemer krijgt ermee te maken, een accountant die voor hem of haar de jaarstukken opstelt, eventueel controleert en de zorgen uit handen neemt omtrent belastingen.
Is het bij een kleine ondernemer veelal een boekhouder of administratiekantoor, bij een middelgrote onderneming zijn de accountantskantoren kind aan huis. Ieder administratiekantoor of accountantskantoor stelt zijn expertise graag ter beschikking tegen een concurrerende prijs.
En toch zijn er elk jaar ondernemers die vraagtekens stellen bij deze concurrerende prijs of de kwaliteit van de expertise.
Maar hoe vind je het kantoor dat het beste bij jouw onderneming past?
Stap 1: Bepaal je behoefte
Het benaderen van een kantoor begint bij een zelfanalyse van je eigen behoefte. Deze zelfanalyse start door de gebruikers van de jaarrekening te bepalen. Dit zijn in de meeste gevallen de ondernemer of directeur-grootaandeelhouder, een minderheidsaandeelhouder en de banken die een financiering hebben verstrekt. Het gaat erom dat de jaarrekening inzicht geeft in vermogen en resultaat.
Andere vragen voor jezelf zijn bijvoorbeeld: hoeveel financiële kennis heb je zelf in huis om goede voorbereidingen te kunnen doen voor de jaarrekening (scheelt uren van de accountant)? En: hoe snel moet de jaarrekening klaar zijn?
Stap 2: Maak een selectie van potentiële kandidaten
Lokale administratiekantoren werken veelal goedkoper dan een accountantskantoor met vele vestigingen. Aan de andere kant hebben deze grotere kantoren wel experts in huis op gebieden die voor jou als ondernemer handig zijn. Denk maar aan bijvoorbeeld vraagstukken omtrent btw, douane, administratieve organisaties.
Internetsites zijn marketing tools van deze kantoren. Probeer dus ervaringen te achterhalen met deze kantoren, bijvoorbeeld van collega-ondernemers of de Kamer van Koophandel. Wend je hierbij als het even kan niet tot een partij die gebaat is bij het binnenbrengen van een relatie bij een accountantskantoor.
Kijk daarnaast ook naar de reisafstand, een adviseur die dichtbij zit kan je veelal makkelijker een vraag stellen.
Stap 3: Zo vraag je een goede offerte aan
Vanuit de zelfanalyse stel je een 'verzoek tot offerte' op. Hierin staat wat jij verwacht van een accountantskantoor, de diensten die jij van hun vraagt en de doorlooptijd. Vermeld ook de uiterste datum waarop je een offerte wil hebben. Tenslotte nodig je geselecteerde partijen uit voor een kennismakingsgesprek bij jouw op kantoor ter voorbereiding van de offerte.
Bedenk wel dat zij een dienst leveren die ze graag willen verkopen, dus jij bepaalt de agenda en de snelheid van het offerte proces.
Stap 4: Ontmoet de mensen achter de offerte
Een eerste indruk is heel belangrijk. Let vooral op in hoeverre de accountant oprecht geïnteresseerd is in jouw onderneming. Heeft hij of zij zich gedegen voorbereid via openbare informatie, stelt hij of zij de juiste vragen en heeft de kandidaat serieuze ervaringen in de branche. Kijk ook naar lichaamstaal, houding maar ook zo iets als kleding en lease auto.
Als je in het bezit bent van een receptie, vraag aan de receptionist hoe zij deze persoon heeft ervaren. Kortom, het moet een leuk gesprek zijn.
Vraag ook referenties die je kunt bellen voor informatie. Punt is wel dat de potentiële accountant zijn beste cliënten naar voren gaat schuiven.
Stap 5: Maak je keuze
Leg de diverse offertes naast elkaar, stel vast wie wat doet voor het geoffreerde bedrag, de betrokkenheid van de partner die je hebt ontmoet bij de opdracht en wat je zelf moet doen.
Let ook op opleidingen van de accountant, de gehanteerde titel (AA of RA) kun je altijd nagaan bij de beroepsgroepen. Het bedrag van de offerte moet zijn uitgesplitst per naam, aantal uren en het uurtarief. Kijk ook naar spelfouten in persoonsnamen of bedrijfsnamen en de gehanteerde schrijfstijl.
De algemene voorwaarden zijn ook handig: wat kan je doen als de accountant een fout maakt?
Maak geen keuze op basis van geld tenzij er substantiële afwijkingen inzitten. Ga af op je gevoel bij de gevoerde gesprekken, de kwaliteit van offerte en ervaringen van referenties.
Stap 6: Voorkom verrassingen
Nadat je de keuze hebt gemaakt, laat je alles vastleggen in een opdrachtbevestiging. Stem deze goed af met de offerte die je hebt gekregen.
Het kan niet zo zijn dat afspraken vanuit de offerte minder gunstig voor jou uitpakken in een opdrachtbevestiging. Leg ook vast dat je bij de factuur een specificatie wil hebben per persoon en de gewerkte uren.
En probeer meerwerk tot een minimum te beperken.